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根據我個人非常有限的經驗,在為一個題目準備講稿的過程中,大概會經過混亂與秩序不斷交錯的過程,在這個亂中有序的演進之中,混亂會逐漸減少,秩序則漸次增加。雖說是混亂,但並不是失控的那種混亂,而是自己刻意製造的混亂,或者說「紛雜」可能會好一點。在具體步驟上,我想大概可以分成「亂寫亂畫、排序、查找資料、重整、做簡報」這幾個步驟。

        這些步驟,我是從寫論文和準備演講的過程中體驗整理出來的,對於演講的準備,或是學生在準備課業的報告(書面或口頭)上,應該都有相應之處。

        在講題確定之後,我建議不要直接去找相關資料。無論是要上網查,或是上圖書館找,如果什麼事前準備都沒有,只拿著題目就往圖書館跑,很容易會因為資料過多而昏頭轉向;上網找也一樣,差別只在體力消耗比較少、資料找到比較多。結果是不管怎麼找,最後往往會因為資料太多而落到失控混亂的境地,想整理也不知從何開始,容易有種被資訊淹沒的無力感。

        先在紙上亂寫亂畫吧。既然是找你當講者,想必題目不會是你完全沒有概念的東西,就算還不是專家,也多少會有些想法。那麼就先在白紙上快速地把腦袋中可以想到的關於該講題的想法、疑惑通通寫下來。這個時候建議先不使用電腦,而是回到比較原始的紙筆模式,因為自由性相對來說高一點。一開始的亂寫亂畫不太需要講求邏輯與編排,就是像抓住毛線球的線頭一樣,一股腦地往外拉,通常有很大的機會會因為前面的往外拉而拉出更多潛藏在腦海深處的想法,過程中自然會將比較相近的想法放在附近,或是用畫圈、方框、拉線、做記號……種種方式來快速提醒自己這些想法之間的關係。

        接著是排序,根據上一步亂寫亂畫之後的成果,在另一個地方(紙上或是電腦)做初步的整理、排出合適的先後順序。這個部分算是在為演講做初步的架構,好比是人體的骨架,或是書本的章節目錄,讓自己大概知道演講的過程走向。每個大小標題之下,可以再快速填上自己已知的資訊或是待查的疑惑,為下一步的查找資料做準備。在這一步設定架構的時候,切記要保持彈性,因為下一步的查找資料就好比是在骨架內填充血肉,有可能會因為資料的多寡而需要回過頭來對骨架略作調整。

        架構設定之後,再來便是查找資料了。有了前一步的架構,便不會像無頭蒼蠅一樣亂找亂抓,而是可以依照已經設定好的標題重點去搜尋,找到的初步資料也可以安放在每個標題之下,靜待後續的重整;因為此時找到的資料還沒經過整理,有一定的混亂性也是可以想見的,如果能將它們先安置在你事先設定好的架構內,除了心情上能夠較為安定之外,對後續的整理也是大有助益。上一步提及在設定架構時需要保持彈性,因為在這一步查找資料的過程中,很可能會找到原先沒有想到的東西,而使得資料量增加到需要將原先的架構再劃出新標題、新章節的狀況;相對地,也可能會發現本來設定的標題找不太到夠用或是適合的資料,這樣一來,便需要將本來的標題合併重組或是割捨取消。按照自己設定好的標題,一個一個進行資料收集,才能使這個過程不致於過度發散到無法收拾的地步,尤其是透過網路科技,想找資料真的是可以無邊無際延伸下去的。

        有了滿手的資料之後,接著便是要進行整理了,由於網路的無遠弗屆,現代人在收集資料的過程中應該比較容易遇到「資料過多」而不是「資料不足」的狀況,所以如何篩選變成了這一步的關鍵。篩選的過程基本上可以根據演講時間的長短來安排,40分鐘(國小的一節課)?50分鐘?1小時?1.5小時?2小時?甚至是半天、一整天,或更長時間的講座或工作坊?順序的安排也可能在這裡再略作調整,或是想到什麼可以插入在過程之中的活動。

在整體的流程規劃上,不管是想要參考小說戲劇的三幕劇、起承轉合,甚至是英雄旅程的架構來做編排,或是各種關於演講技巧教學提供的建議都好,在這一步完成之後,演講的內容應該就已經完備了。

這一步的困難之處通常在於「捨棄」,如何狠下心來把那些花了你大把心力收集來的資訊捨棄?身在局中是很難像旁觀者那樣清明的。畢竟,放掉手上的東西往往會讓人覺得好像浪費了一堆時間和心力,而全都緊抓不放的下場往往只是讓簡報上面塞滿文字,聽眾根本無法同時閱讀又聽你說話,認知超載的狀況通常只會讓聽眾更快疲倦。

關於這部分的調整心態,我覺得就當作是自己的增廣見聞吧,再怎麼樣都已經勝過平時那些無腦滑手機刷網路的時間了;另一方面,如果資料真的那麼重要,就以附件(資料少)或是提供網路連結(資料多)的方式讓聽眾自行取用吧。相信我,你這時候通常都會清楚體會到敝帚自珍是什麼意思。少印刷、做環保,地球會感謝你。

        現代的演講,不使用簡報檔案播放已經是少數甚至異數了,因此演講內容前置的最後一關便是計算時間並製作簡報檔案。如何在時限之內以合理的速度內講授合理的份量?就像前一段提過的,如果因為自己在情感上難以割捨,就在簡報內塞入大量的資訊,通常只會讓聽眾無法消化,甚至講者如果成了讀稿機,那還不如請承辦人把資料印給大家就好了。既然是演講,應該還是要讓聽眾將注意力放在講者的身上,簡報的存在比較像是提詞機,一方面是提示講者,同時也引起聽眾的好奇。

簡報另一個值得討論的議題是關於到底要做得多華麗精緻?坊間有許多關於簡報製作的書籍,網路上也有許多簡報檔案的模板可以使用,究竟怎麼做才是正確的?我認為還是要回到做簡報的「目的」來思考。我曾經看過一本針對企業人士的簡報製作教學書籍,裡面有許多關於數據和圖表要怎麼呈現的討論與示範,考量到企業領域時常要在短時間內向聽眾(同事、主管、客戶……)傳遞具備說服性的訊息,因此簡報便是一種值得好好使用的利器,善用簡報的製作,可以在口語訊息之外,利用視覺的效果增加說服力。

        不過,其他領域的演講也都必須這麼做嗎?回想起我在研究所時期的某位教授,她的教學和研究風格可說是出了名的嚴謹,但是在教學時所使用的簡報檔案卻是非常的簡潔,甚至可以說是陽春,有時候就只是把文字資訊貼到簡報檔上,連底圖都沒有設定,白底黑字,簡直就是把word檔變成用powerpoint檔案的方式顯示而已,然而,這對於她要傳遞的訊息沒有絲毫影響。另一位我很崇敬的精神科醫師在授課時也是這個風格,白底黑字,頂多加幾張人物圖片而已。最極端的我想應該是楊照老師,我很喜歡聽他的講座,忘了他在哪本書中有提到自己不使用簡報檔,只憑手中筆記演講的原因,大抵也是為了讓聽眾的注意力維持在和講者之間的交流上。

        在台上講話的目的無非就是為了要傳遞訊息,在這個簡單到不行的基礎上,接著去思考如何有效傳遞?如何有效率地傳遞?然後才是去透過各種媒介,像是道具、有獎徵答、簡報檔案……來為自己加分。因為這樣的理由,我覺得沒有必要花過多的心思在簡報的製作上,只要能夠有效傳遞訊息,就夠了。

        關於講稿的準備,最後提一個比較罕見的情況,卻是可以讓講者和聽眾的交流大加分的條件,那便是在「亂寫亂畫」這一步之前,再加上「詢問聽眾想聽什麼」。我曾經在畢業之後受邀回研究所對學弟妹演講關於「諮商心理師的未來展望」、「碩士論文撰寫的經驗分享」這一類的主題,我會和聽講的班代聯繫,請他直接去問班上的同學究竟在這些主題之下好奇什麼?對這些主題的哪些方面有疑惑?這麼做,既可以從回覆的踴躍程度初步探知聽眾的意願,又同步完成了「亂寫亂畫」的第一步,後面的排序、查找資料、重整、做簡報就會變得非常迅速。另外有一次是到中興大學的某個班上演講,本來的主題是人際關係,在我試著透過主辦方聯繫上班代,再請班代去收集同學意見之後,傳回來的訊息讓我非常慶幸有做這一步,也感謝同學願意回應他們的期待。那場演講的最終版本是包含了人際關係和生涯規劃的混和體,當天聽眾的投入程度也是讓我印象非常深刻的,結束的時候,心情很滿足,就不需要在回家路上買什麼高熱量食物了。

        不過,這種事前詢問聽眾的機會要不是很少,就是根本沒有實質的回應。我有幾次針對那種「被規定要來聽講」的場次的承辦人發出像是「來參與的聽眾大約會有多少人?」、「是自由報名的嗎?還是被規定的咧?」、「有什麼對講座的期待嗎?」這樣的問題,除了那些年紀跟我相仿或是關係比較熟悉的承辦人會直接講清楚之外,通常會得到的都是官方式四平八穩的回應,大概像是「由於每年(月、學期……)我們單位都會舉辦針對學生(老師、職員、受刑人……各種聽眾類別)的研習,這是屬於例行性活動……」後來我自己得出的結論是「例行性活動」通常等於是「被規定、被強迫」的比較優雅一點的說法。

        後來,有些時候因為怕給承辦人造成麻煩,心裡也知道大概問不到什麼東西的話,那就索性不問了,直接回歸到前述的那種大部分演講的準備過程,不管會不會猜中聽眾的胃口,至少自己在準備的過程中可以有所收穫,準備好去傳遞自己認為很重要的東西。

說服別人之前,先說服自己。

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